2016-04-13 - CR Réunion Cercle de pilotage

Après les réunions, il y a les CR de réunion.
fveynandt
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2016-04-13 - CR Réunion Cercle de pilotage

Messagepar fveynandt » Mer Avr 13, 2016 8:04 pm

Réunion 13 Avril 2016, 19h-22h
Ordre Du Jour participatif, augmenté des Notes de Réunion :

Présents :
Alise, Cyril, Hugo, Thomas, François

point d'avancement pour chaque cercle :

Cercle Budget / financement

- Budget : Estimer la répartition des coûts du prototype
en lien avec les travaux de R&D...

- Rémunération prestations OSE
cf remarque dans vie de l'association (Myriam)

Cercle Communication

- Participations ou pas aux Événements à venir :
maker faire, ---> Non, pas de stand : Hugo confirme
futur en seine, 9-19juin
le programme est en ligne, mais je ne sait pas si on peut encore postuler
http://fens2016.neuviemepage.com/programme
OuiShare fest : 18-19-20 mai
Hugo ira en tant que visiteur : besoin de cartes de visites?
françois dit : bonne idée d'y aller comme visiteur: veille sur le monde "open"; au aller à la rencontre des gens, parler du projet, établir des contacts,
bien mais pas d'idée au moment où ils proposaient des appel à contrib.
tickets à 50€ par personne si on veut juste y ˆetre
si on veut rentrer dans la prog : qqch de léger et à préparer (pas de présentation mais plutˆot un workshop
=>Ok donc on n'aura pas le temps de préparer un truc pour ces events, donc on y va en touristes
=> demander des tickets "maiqueurs" pour ceux d'OSE qui veulent entrer :)

A on besoin de cartes de visites ou de flyers? pour préparer les rencontres? Un doc pour présenter le projet et les contacts?
a voir.

Sharing Lille : 21 avril


- Actualisation du site internet :
Le soucis de la page d’accueil c'est que l'on ne peux rediriger que vers des PAGES pas des articles. D’où le fait que je n'ai pas actualisé. --> Oui, Alise dit: je m'y met ASAP.


Cercle de Pilotage



Cercle OpenDoc



Cercle R&D

Concentrateur
- Etablir un Rétroplanning jusqu'à l'atelier de fabrication : (Hugo, Cyril) https://framacalc.org/retroPlan%20SOlarOSE%20v2
(première ébauche : viewtopic.php?f=1&t=3013&p=3337&hilit=rétroplanning#p3337 )
la conception avance (merci à l'équipe active R&D), mais peut-etre qu'il vaut mieux bien faire les choses...
suivant le temps des aller-retour Sourcing-Conception pour évaluer les différentes solutions évaluer le temps.
bien établir le planning avec construction en Juillet
Etablir un planning alternatif avec construction en aout-septembre, pour prendre le temps de faire bien les choses.
/!\ Risque : moins de monde disponible/mobilisé en été !!!
Dans tous les cas, continuer à avancer pour tenir le planning.
=> Travailler sur le planning : chacun rempli par rapport aux infos qu'il a :)

- Déterminer la date de l'atelier de fabrication de l'AlphaSole
se coordonner avec Kevin, suivant ses contraintes :)
découlera du planning


Matériaux :
Aluminium : en question l'opportunité d'utiliser l'aluminium du père de Kevin.
les "-" : réplicabilité, travaux de développement supplémentaires pour adapter la structure.
les "+" : gratuit, matériau recyclable

Concentrateur
- Pour la suite
- faire le ménage sur la board trello "concentrateur solaire" : archiver les datas uniquement solar OSE, remettre en avant les notes laissées de coté pour la suite



Cercle Relations Extérieures

- Etudier l'Offre de Pierre sur l'Inititaive Chanvre (cf https://trello.com/c/n0AV8DLV/15-machin ... ve-chanvre )
populariser l'utilisation de matériaux naturels, traditionnels
a une machine défibreuse (a priori)
Idée : intégrer son projet, sa machine au travail d'Open Source Ecologie
Intéret :
visibilité sur le site,
appui sur la CAO (Conception Assistée par Ordinateur) : Cyril lui propose d'etre "beta testeur" des tutoriels ( hébergés sur wikifab http://beta.wikifab.org/index.php/Modélisation_3D ) qu'il écrit sur OnShape (logiciel de CAO).
Remarque : Thomas a un ami qui cherche de l'aide sur la CAO : peut-être aussi une piste !
pour nous : plus de projets sur le site !

- Présenter La Boa (réplication du tracteur OSE US, remanié) : https://trello.com/c/YHynZUN6/17-la-boa ... rancophone
Qui c'est : équipe en Suisse (?) tracteur développé à partir de la base OSE US documentation très aboutie : photos, schéma 3D...
=> à prendre comme exemple pour notre documentation
Idée :
leur proposer de communiquer ensemble sur nos projets : recoller les morceaux.
=> Cyril écrit un brouillon de message.

- Organisation pour répondre aux prises de contacts et tisser notre réseau
On a pas mal de sollicitations, souvent restées sans réponse.
Idée : contacter ces personnes, leur expliquer notre fonctionnement, comment ils peuvent participer, comment on peut coopérer
=> centraliser les communications sur Trello -> Board "Prise de contact avec l'asso"
pour l'instant, Andrea reçoit les messages
=> Alise et Cyril : proposent de traiter les messages ! répondre ou transférer, partager les infos lors de réunions.
=> A Andrea : partager les droits pour permettre à Alise et Cyril d'accéder à la boite mèl.

- Echange, collaboration, deal, gouvernance avec La Paillasse
????


Cercle Vie de l'association


- Faire le point sur le projet 'accueil des nouveaux' (?)
doc / kit / procésus pour acceuil ??
Parrainage des nouveaux
Former les membres à acueillir les nouveaux
que chacun soit capable de parrainer
Dans cet esprit, un petit dossier peut aider :) !!
=> bonne idée : qui fait ?? --> Alise et Thibaut et Marine (board trello Com)
youpiiii ;) merci !


- Quid d'un recrutement pour un permanent (fiche de poste cf Myriam) ou un stagiaire, service civique...
a participé à l'étape de maquette l'année dernière
a autour de 45 ans.
Hugo a vu son CV : ses compétences sont intéressantes pour l'association.
elle peut participer à l'association pour trouver de l'argent pour permettre d'amplifier nos actions.
contrat aidé possible, cout léger pour l'association.
c'est le moment de monter en puissance.
mais, certain engagement de l'association : bureau...
lourdeurs administrative,
Remarque :
question de la répartition des tâches rémunérées et des taches qui ne le sont pas...
éthique vis à vis des bénévoles
aborder la question sans tabou pour une transparence et un fonctionnement apaisé
Ressource à ce sujet : les réflexions sur le financement des contributions aux communs, par la fondation P2P (https://blog.p2pfoundation.net/)

Idée : lancer un mèl pour lui proposer une prime proportionnelle au fonds qu'elle obtiendra pour l'association :)

=> Hugo propose d'envoyer un message.


- Dossier de reconnaissance d'intérêt général
--> Dossier assez simple, il faut cependant faire le point sur tout les dons perçus recemment. --> trésorerie??
Dons défiscalisés : rétroactifs sur les dons du crowdfunding ?
appel à contribution/compétence sur le sujet dans prochaine newsletter ?? --> OK
http://www.recus-fiscaux.com/organismes-habilites

- Quid relance cotisations ?
méthode ?
à traiter plus tard.

- Définir le cadre juridique d'utilisation de SolarOse II par un utilisateur (hébergement du prototype ET utilisation cf cas Kevin)
comment ça se passe ? à court, moyen et long terme.
Appel à compétence dans la NL? On a besoin d'un juriste pour rédiger le doc


La prochaine c'est quand? --> On en discute sur trello. (21 avril)
c'est bon. bravo, on a bien avancé ;) Bisous!!

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Cywil
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Localisation : Lille

Re: 2016-04-13 - CR Réunion Cercle de pilotage

Messagepar Cywil » Ven Avr 22, 2016 1:34 pm

Compte rendu de la session n°2 du 21/04 : ajout d'infos sur le 1er CR :

Réunion 21 Avril 2016
19h-??

Ordre Du Jour participatif, augmenté des
Notes de Réunion :

Présents :
Thibaut, Thomas, Andrea, Cyril

point d'avancement pour chaque cercle :
Cercle Budget / financement
- Budget : Estimer la répartition des coûts du prototype
en lien avec les travaux de R&D...
- Rémunération prestations OSE

Quid du binome pour animer le cercle ?
Opportunité prestation pour l'Oréal = 4 x 500 € pour présenter OSE (Hugo en assure 3, Thibaut 1)
- à vérifier si est possible de payer comme donation avec reçu fiscal
cf Demande IG v. https://trello.com/c/TdKfuVln/72-asso-v ... et-general

Plateforme crowdfunding gratuit (à creuser)
https://www.helpfreely.org/fr/user/register/
https://tpo.com/giving

Cercle Communication
- Participations ou pas aux Événements à venir :
maker faire, ---> Non, pas de stand : Hugo confirme
futur en seine, 9-19juin
le programme est en ligne, mais je ne sait pas si on peut encore postuler
http://fens2016.neuviemepage.com/programme
=> Qui check le programme pour éventuellement proposer une action "light" ?

OuiShare fest : 18-19-20 mai
Hugo ira en tant que visiteur : besoin de cartes de visites?
françois dit : bonne idée d'y aller comme visiteur: veille sur le monde "open"; au aller à la rencontre des gens, parler du projet, établir des contacts,

bien mais pas d'idée au moment où ils proposaient des appel à contrib.
tickets à 50€ par personne si on veut juste y ˆetre
si on veut rentrer dans la prog : qqch de léger et à préparer (pas de présentation mais plutˆot un workshop
=> Ok donc on n'aura pas le temps de préparer un truc pour ces events, donc on y va en touristes
=> demander des tickets "makers" pour ceux d'OSE qui veulent entrer :)
@Andrea coup de fil ou mail à Benjamin pour 3 tickets ?
A on besoin de cartes de visites ou de flyers? pour préparer les rencontres? Un doc pour présenter le projet et les contacts?
= > ToDo Conception / Rédaction du Flyer Alise & Thibaut (priorité +++)


Sharing Lille : 21 avril

- Actualisation du site internet :
Le soucis de la page d’accueil c'est que l'on ne peux rediriger que vers des PAGES pas des articles. D’où le fait que je n'ai pas actualisé. --> Oui, je m'y met ASAP.


Cercle de Pilotage


Cercle OpenDoc


Cercle R&D
Concentrateur
- Etablir un Rétroplanning jusqu'à l'atelier de fabrication : (Hugo, Cyril) https://framacalc.org/retroPlan%20SOlarOSE%20v2
(première ébauche : viewtopic.php?f=1&t=3013&p=3337&hilit=rétroplanning#p3337 )
la conception avance (merci à l'équipe active R&D), mais peut-etre qu'il vaut mieux bien faire les choses...
suivant le temps des aller-retour Sourcing-Conception pour évaluer les différentes solutions évaluer le temps.
bien établir le planning avec construction en Juillet
Etablir un planning alternatif avec construction en aout-septembre, pour prendre le temps de faire bien les choses.
/!\ Risque : moins de monde disponible/mobilisé en été !!!
Dans tous les cas, continuer à avancer pour tenir le planning.
=> Travailler sur le planning : chacun rempli par rapport aux infos qu'il a :)

- Déterminer la date de l'atelier de fabrication de l'AlphaSole
se coordonner avec Kevin, suivant ses contraintes :)
découlera du planning

Matériaux :
Aluminium : en question l'opportunité d'utiliser l'aluminium du père de Kevin.
les "-" : réplicabilité, travaux de développement supplémentaires pour adapter la structure.
les "+" : gratuit, matériau recyclable

Concentrateur
- Etablir un Rétroplan : https://framacalc.org/retroPlan%20SOlarOSE%20v2
(première ébauche : viewtopic.php?f=1&t=3013&p=3337&hilit=rétroplanning#p3337 )

- Pour la suite
- faire le ménage sur la board trello "concentrateur solaire" : archiver les datas uniquement solar OSE, remettre en avant les notes laissées de coté pour la suite

Contact avec un FabLab sur Avignon ?? (demander à Oriane?)
(sinon, il faut être certain que toutes les pièces produite à la découpeuse laser soit OK et faites sur Paris avant de partir à Avignon)


Discussion avec Kevin:
Definition Timeline
Preparation dossier de financement (Aide par Thomas)
Definition des materiaux ( Aide par Cyril)



Cercle Relations Extérieures
- Etudier l'Offre de Pierre sur l’Initiative Chanvre (cf https://trello.com/c/n0AV8DLV/15-machin ... ve-chanvre )
populariser l'utilisation de matériaux naturels, traditionnels
a une machine défibreuse (a priori)
Idée : intégrer son projet, sa machine au travail d'Open Source Ecologie
Intéret :
visibilité sur le site,
appui sur la CAO (Conception Assistée par Ordinateur) : Cyril lui propose d’être "beta testeur" des tutoriels ( hébergés sur wikifab http://beta.wikifab.org/index.php/Modélisation_3D ) qu'il écrit sur OnShape (logiciel de CAO).
Remarque : Thomas a un ami qui cherche de l'aide sur la CAO : peut-être aussi une piste !
pour nous : plus de projets sur le site !
- Présenter Le Boa (réplication du tracteur OSE US, remanié) : https://trello.com/c/YHynZUN6/17-la-boa ... rancophone
Qui c'est :
équipe en Suisse (?)
tracteur développé à partir de la base OSE US
documentation très aboutie : photos, schéma 3D...
=> à prendre comme exemple pour notre documentation
Idée :
leur proposer de communiquer ensemble sur nos projets : recoller les morceaux.
=> Cyril écrit un brouillon de message.
- Organisation pour répondre aux prises de contacts et tisser notre réseau
On a pas mal de sollicitations, souvent restées sans réponse.
Idée : contacter ces personnes, leur expliquer notre fonctionnement, comment ils peuvent participer, comment on peut coopérer
=> centraliser les communications sur Trello -> Board "Prise de contact avec l'asso" https://trello.com/b/YuPRIjIo/prise-de- ... vec-l-asso
pour l'instant, Andrea reçoit les messages
=> Alise et Cyril : proposent de traiter les messages ! répondre ou transférer, partager les infos lors de réunions.
=> A Andrea : partager les droits pour permettre à Alise et Cyril d'accéder à la boite mèl.
- Echange, collaboration, deal, gouvernance avec La Paillasse

- Voir partage de connaissance et outils avec Groupe Epidemium / EchoPen


Cercle Vie de l'association
- Faire le point sur le projet 'accueil des nouveaux' (?)
doc / kit / procésus pour acceuil ??
Parrainage des nouveaux
Former les membres à acueillir les nouveaux
que chacun soit capable de parrainer
Dans cet esprit, un petit dossier peut aider :) !!

recrutement: https://trello.com/c/l2OwbnuP/12-recrutement-ose


- Quid d'un recrutement pour un permanent (fiche de poste cf Myriam) ou un stagiaire, service civique...

a participé à l'étape de maquette l'année dernière
a autour de 45 ans.
Hugo a vu son CV : ses compétences sont intéressantes pour l'association.
elle peut participer à l'association pour trouver de l'argent pour permettre d'amplifier nos actions.
contrat aidé possible, cout léger pour l'association.
c'est le moment de monter en puissance.
mais, certain engagement de l'association : bureau...
lourdeurs administrative,
Remarque :
question de la répartition des tâches rémunérées et des taches qui ne le sont pas...
éthique vis à vis des bénévoles
aborder la question sans tabou pour une transparence et un fonctionnement apaisé
Ressource à ce sujet : les réflexions sur le financement des contributions aux communs, par la fondation P2P (https://blog.p2pfoundation.net/)
Idée : lancer un mèl pour lui proposer une prime proportionnelle au fonds qu'elle obtiendra pour l'association :)
=> Hugo propose d'envoyer un message.

=> Faire recherche concrète sur les subvantions potentielles
=> Etablir un prévisionnel de fonctionnement (qu'est ce qui rentre, qu'est ce qui sort)


- Dossier de reconnaissance d'intérêt général
--> Dossier assez simple, il faut cependant faire le point sur tout les dons perçus recemment. --> trésorerie??
Est ce quelqu'un sait où
Dons défiscalisés : rétroactifs sur les dons du crowdfunding ?
appel à contribution/compétence sur le sujet dans prochaine newsletter ?? --> OK
http://www.recus-fiscaux.com/organismes-habilites
http://www.recus-fiscaux.com/procedure- ... er-demande
To Do Thomas// Thibaut

- Quid relance cotisations ?
Et pourquoi pas une cotisation libre (5 pour sur 5, demander aux reste des membres)

méthode ?
https://www.helloasso.com/gerer-mes-adhesions
on libère la cotise !!! yeahhh

- Définir le cadre juridique d'utilisation de SolarOse II par un utilisateur (hébergement du prototype ET utilisation cf cas Kevin)
comment ça se passe ? à court, moyen et long terme.
Appel à compétence dans la NL? On a besoin d'un juriste pour rédiger le doc

participation ) la co-creation du plan de financement + business plan pour les Aides
formalisation des accord
étude sur mesure, Construction et fourniture sur la base d'un super prix
en échange d'une utilisation du système pour maîtriser la machine, améliorer les performance, , hébergement saltuaire


- Gouvernance -> Mise en place de la sociocratie -> Contact Andrea pour mise en place de formation.
L'université du NOUS -> Coopérative qui implémente des systèmes à la base de la sociocratie


- Formations: Sociocratie / CNV
Université du nous - http://universite-du-nous.org/
Guillaume Dorvaux, pour la coopérative UdN. 06 41 66 25 04
Lydia Pizzoglio +33638468298
2 facilitatrice de coopération en herbe Christel Rougy cxtel2@gmail.com facilitatrice de coopération en herbe 06 11 86 72 67
3 Fabien Chabreuil - IDEOdynamic 66 avenue des Champs Elysées - 75008 Paris - France Web : http://www.ideodynamic.com Phone : +33 (0)6 14 37 55 99 -
Il n'y aurait guère de sens à faire une formation généraliste à la sociocratie, puis à la recommencer sur mesure pour la mise en place. Surtout que la formation de mise en place est plus courte et moins coûteuse que la formation globale.
Peut-être le plus simple serait que nous en parlions par téléphone ou lors d'une rencontre. Je suis joignable au 0614375598.
Pour un formateur seul, un groupe de 12 à 14 personnes est OK. Le tarif est de 1850€/jour.

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